Scholiv
Software de gestión escolar a medida
Admisiones, asistencia, exámenes, cuotas y personal en una sola plataforma.
Para colegios e institutos donde admisiones, asistencia, exámenes, cuotas y expedientes del personal viven hoy en cinco lugares sin conexión. Construido en torno a su estructura académica, su sistema de calificación y sus conceptos de cuota, no a una plantilla que da por hecha la de otro.
Pantallas
Qué aspecto tiene
4 pantallas de la demo real — los mismos datos que verá al abrirla.
El problema
Por qué se construye esto
El seguimiento de las cuotas vive en una agenda, la asistencia es un registro en papel que se fotocopia al final del trimestre y las notas se escriben tres veces en una hoja de cálculo antes de que aparezca un boletín. Nada de eso se comunica entre sí, así que la pregunta más sencilla del director tarda un día en responderse.
Para quién es
Ajuste
Colegios desde primaria hasta bachillerato a los que se les han quedado cortos los registros y las hojas de cálculo.
Capacidades
Lo que hace el sistema.
Registros de estudiantes
Un perfil por estudiante con datos de admisión, tutores, contactos, documentos e historial.
Asistencia
Registro diario por clase, con los patrones de ausencia a la vista en lugar de ocultos.
Horarios y clases
Secciones, asignaturas y asignación de profesores con detección de choques de horario.
Exámenes y calificaciones
Exámenes por trimestre, carga de notas, cálculo de calificaciones y boletines imprimibles.
Cuotas y recibos
Conceptos de cuotas por trimestre, pagos parciales, recibos y una lista de pendientes realmente al día.
Administración de personal
Registros de personal docente y no docente, asistencia y datos para la nómina.
Míralo en funcionamiento
Scholiv es una demo interactiva — abre los módulos, recorre las tablas y ve cómo encajan las pantallas.
Decisión de compra
Por qué el software estándar se queda corto aquí.
Todo colegio está convencido de que sus requisitos son estándar hasta que intenta comprar un software. Entonces el sistema de calificación no encaja, los conceptos de cuota no se corresponden, la estructura de grupos y modalidades está mal y el calendario supone dos evaluaciones donde hay tres. No son casos raros: son justo las partes que ven las familias y las autoridades educativas.
La respuesta habitual es doblar el colegio al software: renombrar un concepto de cuota, aproximar un límite de nota y llevar lo real en una hoja de cálculo al lado. En un año la hoja de cálculo es la referencia y el software es una carga de introducción de datos que produce informes en los que nadie confía.
Un desarrollo a medida toma la estructura académica tal como es. Sus modalidades, sus grupos, sus ponderaciones, sus reglas de becas y descuentos y sus conceptos de cuota entran tal cual, para que el boletín de notas y el recibo de cuota salgan bien a la primera y nadie mantenga una copia paralela.
Comparación
Producto estándar frente a desarrollo a medida.
Las diferencias que deciden, para este sector en concreto.
| Aspecto | Producto estándar | Desarrollo a medida |
|---|---|---|
| Calificación | Un sistema fijo con límites configurables | Su sistema, incluidas notas internas ponderadas, componentes prácticos y reglas por asignatura que cambian según la modalidad |
| Estructura de cuotas | Conceptos fijos con un porcentaje de descuento | Estructura por concepto, donde becas, hermanos, hijos del personal, plazos y recargos por demora son reglas y no ediciones manuales |
| Estructura académica | Curso y grupo | Modalidades, optativas, combinaciones y casas tal como las define su colegio |
| Boletines de notas | Una plantilla fija | Su formato, sus observaciones, sus firmas, generados en bloque sin una ronda de diseño cada evaluación |
| Asistencia | Presente o ausente cada día | Por sesión donde importa, con las categorías de permiso y baja médica que reconoce su normativa |
| Acceso de las familias | Una app genérica | Solo lo que su colegio quiere mostrar, en los idiomas que las familias leen de verdad |
Integraciones
Con qué se conecta.
Un sistema que no llega a las herramientas que ya se usan se convierte en otra isla. Estas son las conexiones que este sector suele necesitar.
Contabilidad
Cobro de cuotas y nómina del personal contabilizados en Tally o Zoho Books, conservando los ingresos por concepto.
Pagos
Cobro de cuotas en línea con UPI, tarjeta y banca electrónica, conciliado automáticamente con el recibo.
Asistencia biométrica
Lectores para personal y alumnos, con fichaje por teléfono en las aulas donde el hardware no es práctico.
Mensajería
Avisos de asistencia, cuotas y circulares por WhatsApp y SMS al número registrado.
Portales de la administración educativa
Formatos de exportación que coinciden con lo que espera la carga de la propia administración, en lugar de volver a teclear.
Cómo se desarrolla
De la primera conversación al cambio definitivo.
Orientativo para un proyecto de esta forma. La ejecución en paralelo no es opcional: no se retira nada hasta que las cifras coinciden.
- 1 a 2 semanas
Definición del alcance
Tomamos su estructura de cuotas, su sistema de calificación, un boletín real y el horario de una evaluación.
- 4 a 7 semanas
Construcción de los cimientos
Primero expedientes de alumnos, cuotas y asistencia: las tres cosas que tocan a todas las familias.
- 3 a 4 semanas
Piloto durante una evaluación
Un grupo o una modalidad trabaja con él durante un ciclo de cuotas real y una evaluación real.
- 2 a 3 semanas
Despliegue gradual
Todos los cursos, el acceso de las familias y los expedientes del personal activados, coincidiendo con un cambio de evaluación.
Tras la implantación
Qué cambia en el día a día.
- Los boletines salen del sistema en el formato propio del colegio en lugar de montarse en una hoja de cálculo cada evaluación.
- El seguimiento de cuotas parte de una lista exacta de pendientes y no de una agenda, incluidas becas y plazos.
- Asistencia, notas y cuotas describen el mismo expediente del alumno, así que la pregunta de una familia tiene una sola respuesta.
- El personal dedica el final de la evaluación a enseñar y no a transcribir.
Descrito cualitativamente a propósito. No publicamos porcentajes de mejora que no podamos vincular a un cliente concreto con su consentimiento.
Preguntas
Preguntas frecuentes.
¿Puede gestionar varias secciones e itinerarios?
Sí. Cursos, secciones, asignaturas y asignación de profesores se configuran por año académico, de modo que un centro puede llevar itinerarios distintos sin necesidad de sistemas separados.
¿Genera boletines de notas?
Sí. La introducción de notas alimenta el cálculo de calificaciones y boletines imprimibles en su propio formato, incluidas vistas por periodo y consolidadas.
¿Cómo se controlan las cuotas y los importes pendientes?
Los conceptos de cuota se definen por curso y periodo, con pagos parciales, recibos y una lista de pendientes en tiempo real en lugar de una conciliación al final del periodo.