PayGrid
Software de gestión de nóminas a medida
Estructuras salariales, deducciones legales y recibos de nómina, correctos todos los meses.
Para organizaciones donde la nómina no es una estructura salarial sino varias – personal mensual, jornaleros, trabajadores a destajo y contratistas – y donde asistencia, anticipos y atrasos tienen que entrar en el mismo cálculo. Hecho para calcular a partir de registros y no de una hoja de cálculo que alguien mantiene.
Pantallas
Qué aspecto tiene
4 pantallas de la demo real — los mismos datos que verá al abrirla.
El problema
Por qué se construye esto
La nómina es el único sistema donde un error de redondeo se convierte en un problema legal. Además tiene que salir bien en una fecha límite, cada mes, sin importar quién esté de permiso.
Para quién es
Ajuste
Empresas de 20 a 2,000 empleados que necesitan que la nómina sea defendible, no solo rápida.
Capacidades
Lo que hace el sistema.
Estructuras salariales
Desglose del CTC entre básico, HRA y complementos, definido una vez y aplicado de forma coherente.
Cumplimiento normativo
PF, ESI, impuesto profesional y TDS calculados por regla, con los registros que necesitas al presentar.
Aprobar y bloquear nóminas
Un mes bloqueado no se puede editar en silencio. Las correcciones se convierten en ajustes con pista de auditoría.
Recibos de nómina
Generados, almacenados y distribuibles, con una instantánea persistida para que un cambio de tarifa posterior no pueda reescribir el historial.
Atrasos y ajustes
Altas a mitad de mes, revisiones y arrastres gestionados de forma explícita y no mediante correcciones manuales.
Aritmética exacta
El dinero se mantiene siempre como decimal de coma fija, porque la coma flotante en los salarios es una disputa esperando a ocurrir.
Míralo en funcionamiento
PayGrid es una demo interactiva — abre los módulos, recorre las tablas y ve cómo encajan las pantallas.
Decisión de compra
Por qué el software estándar se queda corto aquí.
Los paquetes de nómina dan por hecho una plantilla de asalariados en ciclo mensual. Muchas empresas tienen eso, además de jornaleros pagados por asistencia, trabajadores a destajo pagados por producción y contratistas que facturan según una tarifa. Cada grupo tiene un tratamiento legal distinto, y solo uno encaja en el paquete.
Así que la nómina del personal se hace en el paquete y la de todos los demás en Excel, y la de Excel es la cifra mayor. Los anticipos anotados en una libreta se descuentan a mano, los atrasos se recalculan de memoria y un periodo de nómina cerrado es una costumbre y no una restricción: las cifras del mes pasado aún pueden cambiar.
Un desarrollo a medida resuelve esa mezcla en un solo cálculo. La asistencia y la producción alimentan el cálculo directamente, los anticipos ya están registrados en la cuenta de la persona, las deducciones legales se aplican por categoría y aprobar un periodo lo bloquea para que el historial deje de moverse.
Comparación
Producto estándar frente a desarrollo a medida.
Las diferencias que deciden, para este sector en concreto.
| Aspecto | Producto estándar | Desarrollo a medida |
|---|---|---|
| Tipos de plantilla | Empleados asalariados | Mensual, por jornada, a destajo y por contrato en un mismo cálculo, cada uno con su tratamiento legal |
| Vínculo con la asistencia | Resumen importado | Calculado a partir de los mismos registros de asistencia que marcó el supervisor, con las reglas de horas extra aplicadas |
| Anticipos | Se llevan fuera | Registrados en la cuenta de la persona y descontados automáticamente, con el saldo trasladado |
| Obligaciones legales | PF y ESI para el personal | PF, ESI, PT y TDS según corresponda, incluidos los trabajadores que superan umbrales a mitad de año |
| Atrasos | Recálculo manual | Recalculados sobre los periodos afectados, mostrando la diferencia antes de pagarla |
| Control de periodos | Un cierre blando | Aprobar y bloquear, tras lo cual un cambio es un ajuste auditable y no una edición |
Integraciones
Con qué se conecta.
Un sistema que no llega a las herramientas que ya se usan se convierte en otra isla. Estas son las conexiones que este sector suele necesitar.
Hardware de asistencia
Biometría, RFID y fichaje por teléfono como entrada del cálculo.
Contabilidad
Un asiento revisado en Tally o Zoho Books, repartido por centro de coste.
Banca
Archivos de transferencia masiva en el formato de su banco, con conciliación de lo que realmente se abonó.
Portales oficiales
Archivos de declaración ECR, ESI y TDS generados en el formato que acepta el portal.
Envío de nóminas
Nóminas por correo electrónico o WhatsApp, y una vista de autoservicio para el personal que hace las mismas preguntas cada mes.
Cómo se desarrolla
De la primera conversación al cambio definitivo.
Orientativo para un proyecto de esta forma. La ejecución en paralelo no es opcional: no se retira nada hasta que las cifras coinciden.
- 1 semana
Definición del alcance
Tomamos sus estructuras salariales, su perfil legal, sus reglas de horas extra y anticipos, y la nómina de un mes real.
- 3 a 5 semanas
Construcción de los cimientos
Estructuras, vínculo con la asistencia, cálculo legal y el ciclo de aprobación y bloqueo.
- 2 ciclos
Ejecución en paralelo
Dos meses completos calculados de las dos formas y conciliados hasta la última rupia antes de retirar nada.
- 1 semana
Cambio definitivo
Anticipos y atrasos iniciales cargados, archivos bancarios y envío de nóminas activados.
Tras la implantación
Qué cambia en el día a día.
- Un solo cálculo cubre toda la plantilla, en lugar de un paquete para el personal y una hoja de cálculo para todos los demás.
- Los anticipos se descuentan de una cuenta y no de una libreta, así que detrás de cada disputa hay un registro.
- Un periodo cerrado sigue cerrado, lo que hace conciliables las cifras del año.
- Los archivos legales salen en el formato que acepta el portal, en lugar de rehacerse cada mes.
Descrito cualitativamente a propósito. No publicamos porcentajes de mejora que no podamos vincular a un cliente concreto con su consentimiento.
Preguntas
Preguntas frecuentes.
¿Gestiona las retenciones legales?
Sí. Las retenciones legales se calculan por norma y los registros justificativos se generan en el momento de la presentación.
¿Se puede editar un mes de nómina ya cerrado?
No, y es deliberado. Una vez aprobado, el ciclo de nómina queda bloqueado, y las correcciones se registran como ajustes con traza de auditoría en lugar de ediciones silenciosas.
¿Cómo se trata el redondeo en el cálculo de salarios?
Todo el dinero se guarda en decimal de coma fija y se calcula con una biblioteca aritmética exacta. Nunca se usa coma flotante para los salarios, porque un error de redondeo en una nómina acaba en disputa.